Çerçeve programı çağrıları kapsamında kabul alınan projede İTÜ koordinatör konumdaysa hibe sözleşmesini, eğer ortak konumundaysa koordinatör kurum ve AB komisyonu arasında imzalanan hibe sözleşmesi sonrası “Accession Formu” imzalayarak projeye taraf olur. İTÜ’deki Çerçeve Programı projeleri için LEAR Rektör Yardımcımız Sayın Prof. Dr. Bülent Güloğlu’dur. Bu çerçevede, kabul alan projelerin en başta hibe sözleşmeleri olmak üzere her türlü imza süreci için kendisi yetkilidir. Proje yürütücüleri kendi ECAS hesaplarından projeleri için LSIGN ve FSIGN olarak Rektör Yardımcımız Sayın Prof. Dr. Bülent Güloğlu’yu atamalıdır. Söz konusu atama için izlenecek adımlara aşağıda yer verilmektedir.
● Log on to the Participant Portal with your ECAS email address
● Go to MY AREA tab and click on "My Projects", identify your project and click on the word on your project’s name
● Click on "Consortium" button at the top of the page.
● Identify the suitable organisation Click on "edit roles";
● At the end of the page, click on the "add +" button;
● Enter the contact details, and select the role "Legal Signatory",
● "Financial Signatory" in the dropdown list, click on the name of the person you want as FSIGN and LSIGN. Bu kişi Bülent Güloğlu olacaktır.
● Click on "OK" to save your changes.
Projelerin imza süreçleri ile ilgili Uluslararası Projeler Ofisi ile iletişime geçilmesi gerekmektedir.
Proje kabul aldıktan sonra Rektörlük Yazı İşlerine proje özelinde açılacak banka hesabı için bir dilekçe verilmelidir. Söz konusu dilekçe sonrasında Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından Rektör hocamızın onayından sonra Vakıfbank’ta bir proje hesabı açılmaktadır. Söz konusu süreç 3-5 iş günü almaktadır. Hesap açıldıktan sonra eğer projede koordinatör konumundaysak ya da Marie Sklodowska Curie (MSCA) Post Doctoral Fellowship veya European Research Council projeleri ise Financial Identification Form'un doldurularak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’nın ve sonrasında Vakıfbank’ın onaylarından sonra proje portalına yüklenmesi gerekir. Tüm süreç Uluslararası Projeler Ofisi tarafından yapılmakta ve takip edilmektedir.
Kabul alan projelerin hibe sözleşmeleri imzalandıktan sonra ortaklar arasında konsorsiyum sözleşmeleri imzalanır. Bu sözleşmelerin imzasından önce proje yürütücülerimiz sözleşme onayı için Hukuk Müşavirliği ile iletişime geçmelidir.
Projelerin hibe sözleşmesi imzalandıktan sonra proje yürütücüsü için Yürütücü Görevlendirme dilekçesi Uluslararası Projeler Ofisi tarafından papirüs üzerinden yazılarak Rektör Yardımcımız Sayın Prof. Dr. Bülent Güloğlu’nun imzasına ve Rektör hocamızın “Olur”una sunulur. Projede çalışacak araştırmacılar için görevlendirme ise proje yürütücüsünün talep dilekçesi akabinde araştırmacıların kadrolarının bulunduğu Fakülte veya Enstitü Yönetim Kurulu’ndan çıkmalıdır.
Proje Yürütücü Görevlendirmesi çıktıktan sonra proje yürütücüsü için Uluslararası Projeler Ofisi tarafından Taahhütname ve Yürütücü Sözleşmesi hazırlanır. Bu sözleşmeler proje yürütücüsünün imzası sonrası iki nüsha olarak Rektör hocamızın imzasına sunulur. Kamu Personeli Sözleşmesi projede yer alacak araştırmacılar içinde iki nüsha olarak imzalanmalıdır. Bu belgelerin hazırlanması ve imzaya sunulması süreçleri Uluslararası Projeler Ofisi tarafından yürütülmektedir. Proje ön ödemesi proje hesabına yattıktan sonra yapılacak her türlü personel ödemesi, mal ve hizmet alımı ve KDV istisnası gibi konularda ve gerekli evraklar için İTÜ BAP Birimi’nden Devrim Ağca ve Gamze Baysal ile iletişime geçilmesi gerekmektedir. Erasmus+ projeleri özelinde KDV istisnası başvuruları projenin koordinatör kurumu tarafından ortaklar adına da TURNA sistemi üzerinden yapılmaktadır.
Finansal raporlar ve bilimsel raporlar proje yürütücüsü tarafından hazırlanarak online proje portalı üzerinden AB Komisyonu’na iletilmektedir.